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Et si nous prenions le problème à l’envers ? Et si nous vous proposions une approche un peu particulière pour évoquer les restitutions ? Parlons de choses concrètes sans nous prendre réellement au sérieux… Prenons du recul, ne nous moquons pas et découvrons comment rater concrètement vos restitutions !

1. Le suivi kilométrique ? Jamais !

« Je ne suis pas convaincu, je n’ai pas trop le temps. », « Mes collaborateurs renseignent n’importe quoi et n’importe comment la carte carburant. », « Pour avoir des loyers super bas, j’ai tendance à jouer sur les lois de roulage les plus faibles possibles. ». 

Effectivement, le suivi kilométrique est capital notamment pour les véhicules en location longue durée exigibles à la restitution auprès du loueur. C’est aussi un point important dans la facturation au quotidien mais surtout en fin de contrat. Il existe plein de méthodes pour pouvoir récupérer les données kilométriques et calibrer ses contrats : récupération de données par des pétroliers, des loueurs, des télématiciens ou par WeProov. Vous pouvez aussi négocier avec vos loueurs des grilles de fluidité pour vous assurer que le conducteur utilise correctement sa voiture. Les conséquences pour le non-suivi sont importantes : des frais supplémentaires sont facturés, les programmes entretien ne sont pas faits. La note peut devenir salée… Même si la feuille Excel peut aider quelques fois, elle n’est pas magique ! Si elle n’est pas alimentée régulièrement et correctement cela devient une procédure très complexe. Il est donc difficile de se projeter et se mettre en situation de prise de décision…

2. Suivre l’état des véhicules est inutile

« L’enfer, comment je fais pour savoir dans quel état sont mes 500 véhicules ? », « De toute façon, il y a des accrochages de temps en temps, c’est normal. », « Une rayure ne coûte pas cher, par ci par là, c’est incontournable. », « Au pire, je laisse mon conducteur faire une déclaration à l’assurance tout seul. ».

Le suivi de l’état du véhicule commence dès la mise en circulation. L’idée est d’avoir une visibilité dès le premier jour en impliquant le collaborateur. Il est important de créer un rapport d’inspection et de le faire régulièrement tout au long du contrat (tous les 3 ou 6 mois) afin de gommer cet effet de « surprise » en découvrant à termes des voitures un peu rayées. Et petit bonus, le suivi permet aussi de réduire la sinistralité. La preuve en image. Mais comment impliquer vos conducteurs ? Je vous laisse découvrir notre guide du management du risque routier.

L’objectif n’est pas d’être dans « le flicage » mais dans l’accompagnement et le développement de la culture de l’entreprise et montrer qu’il y a aussi des enjeux humains et financiers. De plus, la petite sinistralité est un bon indicateur pour les comportements au volant.

3. Il n’est pas nécessaire de contrôler les entretiens mécaniques

« Je fais confiance en mes conducteurs. », « Ça s’affiche sur le tableau de bord. », « Les conducteurs sont grands, ils se débrouillent. », « Au pire, j’ai payé, le loueur il s’en fiche. ».

Attention, le loueur y attache beaucoup d’importance ! Quand il voit arriver un véhicule avec des voyants rouges, il peut prendre peur… Cela arrive rarement bien entendu mais la facture s’envole par la même occasion. Il faut donc bien vérifier le véhicule et alerter les collaborateurs en amont. Dès qu’un témoin est allumé, le conducteur doit passer rapidement dans un garage. Il ne faut pas non plus oublier les rendez-vous pour les entretiens réguliers. Cela peut paraître simple mais ce n’est pas toujours évident pour tout le monde. Si vous avez un pépin, vous serez de suite en exclusion de garantie avec le loueur. Pas de discussion possible non plus donc prenez le temps d’y réfléchir. A bon entendeur !

4. Ne perdez pas de temps à sensibiliser vos conducteurs

« Ils sont déjà débordés, ça va les fatiguer. », « Ils vont nous dire que c’est du flicage. », « Ce n’est pas au manager de s’occuper de ça. », « Perte de temps, ça ne les intéresse pas. ».

Vu comme ça, effectivement ça peut être compréhensible… Mais encore une fois, l’accompagnement du collaborateur n’est pas une perte de temps mais bien un gain d’argent considérable. Quelques exemples à mettre en place : la signature d’une charte, un accompagnement du conducteur pour les rapports d’inspection, de la communication de masse, un débrief quand il y a des accidents pour analyser ce qui s’est passé, etc. Le manager peut avoir un rôle (selon l’organisation des entreprises) de proximité. Cela a un impact très fort sur les résultats de vos FRE, de votre sinistralité, de la gestion de vos amendes, de la consommation du carburant et surtout sur votre coût global de détention. Attention, on ne vous demande pas d’envoyer vos collaborateurs en formation. L’idée est de les sensibiliser sur le sujet par des actions ponctuelles et simples.

5. N’ouvrez jamais le guide de restitution du loueur

« Je n’en ai jamais entendu parler. », « A quoi ça sert ?? ».

La plupart des loueurs ont ce qu’on appelle un « guide de restitution ». C’est un réel moyen pour les loueurs d’accompagner leurs clients afin d’éviter certains points de crispation. Ce guide est très important dans plusieurs cas : lorsque vous êtes en pleine négociation, en renouvellement de car policy, en sollicitation de nouveaux loueurs, etc. Passer du temps sur le sujet peut vous être bénéfique. C’est un super outil de préparation pour les restitutions. Il vous permet de mettre en place un suivi régulier de vos voitures, de comprendre les tolérances de votre loueur, de choisir ou pas de remettre le véhicule à neuf et qui sait, de changer peut-être votre système d’organisation. Vous savez à l’avance les « petits dégâts » qui vont être absorbés sans frais supplémentaire. Alors oui, certaines personnes peuvent être réticentes mais c’est un document indispensable à votre bonne organisation qu’il faut réclamer.

Posté le 
6/5/2021
  par
Mélanie de WeProov
Gestion de Flotte

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